¿Son útiles las listas de tareas?

La gestión del tiempo es una de esas habilidades que está recibiendo mucha atención en los últimos años, con sus aplicaciones tanto en la vida personal como profesional. Y es que en un mundo que no cesa de cambiar, tener claras unas prioridades puede ahorrarnos muchos esfuerzos en vano.

Un método fácil y muy comentado para gestionar el tiempo es la lista de tareas (to-do lists). Como su nombre indica, es una simple lista de aquellas actividades que tenemos pendiente, a modo de check-lists. Pero, ¿son realmente efectivas? En un artículo reciente en la Harvard Business Review, el experto en gestión del tiempo Daniel Markovitz nos presenta cinco problemas que hace que las listas de tareas no sean efectivas.

Los problemas que nos presenta Markovitz son los siguientes:

1. La paradoja de la elección

El psicólogo Barry Schwartz es famoso por haber explorado los efectos sobre la cognición de un número excesivo de opciones. Schwartz mantiene que incrementar el número de opciones tiene efectos negativos sobre nuestras emociones, porque también se incrementa nuestro sentido del coste asociado a la elección entre opciones. En otras palabras: cuantos más ítems, más trabajo cognitivo tendremos que invertir para elegir las opciones que nos parezcan más factibles de llevar a cabo.

Markovitz cita una investigación de Sheena Iyengar, en la que se muestra que el número máximo de opciones que podemos manejar antes de sentirnos sobrecargados es de siete. Más allá de ese número, las probabilidades de paralizarse ante la tarea de elegir aumentan peligrosamente.

2. Complejidad heterogénea

Las listas suelen contener tareas que son diversas en cuanto al esfuerzo y el tiempo que se les ha de dedicar para realizarlas. En ese sentido, es más probable que nos acabemos decantando por aquellas que nos exigen menos inversión de tiempo y energía, dada la satisfacción que nos reporta ver que, al menos, hemos realizado algunas tareas de la lista. Las tareas complejas corren el riesgo de quedar relegadas una y otra vez.

3. Prioridad heterogénea

Las tareas también pueden tener diverso orden de prioridad. Así, podemos tender a prestar más atención a las tareas de primer orden de prioridad, relegando a las de segundo y tercer orden…. hasta que, realizadas las de primer orden, las de segundo pasan a ser de primer orden de prioridad, y así sucesivamente. Lo que tenemos aquí es una dinámica regresiva, que puede hacer que las tareas que son percibidas como menos prioritarias queden relegadas… hasta que realmente se muestren, en la vida real, como prioritarias, quizá cuando ya sea demasiado tarde.

4. Falta de contexto

Las listas de tareas, por el hecho de ser listas, no suelen ofrecer el contexto suficiente para ayudarnos a determinar qué tarea deberíamos realizar. Sobre el papel, todas las tareas pueden parecer iguales, aunque necesiten diferentes inversiones de tiempo y esfuerzo.

5. Falta de compromiso

Markovitz nos dice que las listas no poseen “commitment devices”, que no son sino mecanismos que nos fuerzan a seguir un curso de acción. A falta de estos mecanismos, nada nos impide elegir aquellas tareas que son más placenteras y fáciles de llevar a cabo, por encima de aquellas más difíciles pero puede que más prioritarias.

¿Hay alguna alternativa factible a las listas de tareas? Markovitz nos propone utilizar nuestros calendarios de una manera extensiva: los calendarios nos obligaran a determinar el tiempo y esfuerzo necesario para cada tarea, obligándonos a fijar unos plazos concretos para las mismas, ofreciéndonos de esta manera un “commitment device”. Además, plasmar las tareas en un calendario nos permitirá decidir si podemos aceptar o no nuevas tareas y, en caso de hacerlo, determinar de una manera realista los plazos en los que seremos capaces de llevarlas a cabo.

Créditos:

Imagen de ironybelle

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2 pensamientos en “¿Son útiles las listas de tareas?

  1. Muy interesante. Gracias por escribir estas entradas.
    La verdad es que soy bastante aficionado a hacer listas de tareas y en más de una ocasión me he visto enfrentando alguno de esos problemas, sobre todo el de complejidad heterogénea, pecando muchas veces de hacer un montón de tareas fáciles, sentirme orgulloso de “tachar” tantas y finalmente dejando las que de verdad importan a un lado…
    Eso si, ya hace tiempo que en mis listas pongo entre paréntesis la hora de inicio y de finalizar cada actividad. Incrementa bastante la eficiencia siempre que te lo tomes más o menos en serio.
    Un saludo.

    • Hola Pablo, muchas gracias por tu comentario:

      Tienes razón: creo que la complejidad heterogénea puede que sea el problema más frecuente entre todos aquellos que somos aficionados a las listas. Y tu táctica es buena: una simple anotación entre paréntesis puede facilitarnos mucho el trabajo de llevar a cabo las tareas.

      Gracias a ti por leer las entradas, y mucha suerte con tu proyecto. Un saludo.

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